Conforme al nuevo Protocolo Adicional sobre Rúbrica de Documentación y Reciprocidad, aprobado por la Resolución 168/2002 de la Secretaría de Trabajo, deben respetarse las siguientes disposiciones:

1.       Como principio general, los elementos de contralor que establecen las leyes laborales, deben ser rubricados por la autoridad de aplicación en cuya jurisdicción se encuentre el establecimiento en el cual se desempeñen los trabajadores. No pueden asentarse en ellos, dependientes que trabajen en establecimientos de la misma empresa que se encuentren en otra jurisdicción.

Existe, sin embargo, la posibilidad de optar por un procedimiento alternativo que se detalla más adelante (no hay variantes respecto de las normas anteriores);

2.       Los elementos así rubricados, solo pueden ser utilizados en la jurisdicción correspondiente a la autoridad que los rubricó. Salvo, claro está, que se opte por el procedimiento centralizado y la posibilidad de ser utilizados como prueba instrumental en procesos judiciales o administrativos (no hay variantes substanciales respecto de las normas anteriores);

3.       Centralización de la rúbrica: si el empleador desarrollare su actividad en más de una jurisdicción, la posibilidad de centralizar la rúbrica de la documentación laboral se da en los siguientes casos:

3.1. Si se trata de una sociedad, asociación u otra entidad legalmente constituida, deben cumplirse las siguientes condiciones

·         La centralización de la rubrica debe realizarse ante la autoridad de aplicación con jurisdicción  en el domicilio legal de la empresa, ó dónde esta tenga el asiento principal de sus negocios o donde se encuentre la sede de su administración;

·         Por lo menos el veinte por ciento del personal de la empresa debe prestar servicio efectivo en la jurisdicción donde se realice la registración. Este requisito debe existir al momento de solicitarse la centralización de la rúbrica.

Ambos requisitos antes mencionados, deben cumplirse simultáneamente.

3.2.Si se tratara de sociedades irregulares o de personas físicas, la centralización de la rúbrica de documentación, sólo podrá realizarse ante la autoridad con jurisdicción en el lugar en que se encuentre el asiento principal de los negocios del empleador;

La reglamentación antes vigente difería de la actual, en los siguientes aspectos:

a.       no contenía el requisito del mínimo de trabajadores con desempeño efectivo en la jurisdicción en que se solicitaba la centralización;

b.       en los casos de sociedades, asociaciones  o entidades regularmente constituidas, sólo daba la posibilidad de centralizar la documentación en la jurisdicción en que se encontrara el domicilio legal de la empresa;

4.       Procedimiento de centralización: a los efectos de la centralización el empleador debe cumplimentar el siguiente trámite:

4.1.  Solicitar la centralización de la rúbrica de documentación a la autoridad de aplicación pertinente. Debe acreditarse la personería invocada y el C.U.I.T. y acompañar la nómina de los lugares de trabajo involucrados en la centralización pedida con el detalle del personal ocupado en cada uno de ellos. La autoridad administrativa puede solicitar el cumplimiento de requisitos adicionales. En la resolución a dictarse, se especificará el tipo de documentación autorizada, los datos de la empresa solicitante, las jurisdicciones afectadas por la centralización y se deben transcribir los artículos pertinentes del nuevo Protocolo. La autorización debe ser comunicada por la autoridad administrativa a las autoridades de las jurisdicciones afectadas.

4.2.  Una vez obtenida la aprobación de la centralización de la rúbrica, el interesado, debe comunicarla a la autoridad de aplicación en cuya jurisdicción exista personal cuyo registro y documentación se han centralizado. A esta comunicación debe acompañarse: a) copia del acto administrativo que aprobó el trámite de centralización de rúbrica; b) descripción del personal centralizado que se desempeñe en jurisdicción de la autoridad administrativa a la que se efectúa la comunicación. La omisión de esta notificación hará pasible al empleador de la aplicación de las sanciones que correspondiere aplicar por carecer de documentación laboral respecto del personal que se desempeña en la jurisdicción en la que hubiere una verificación (si la centralización se hubiera efectuado en otra jurisdicción);

4.3.  En cada lugar de trabajo, debe mantenerse una copia autenticada de la documentación laboral cuya rúbrica se ha centralizado. En dicha copia debe constar el personal que presta servicio en cada establecimiento con asiento en la Provincia pertinente;

4.4.  En cada lugar de trabajo, debe mantenerse una copia autenticada del acto administrativo que aprobó la centralización;

La principal diferencia respecto de la normativa anterior, reside en que, actualmente, es necesario un acto administrativo de aprobación de la centralización (anteriormente era suficiente la simple comunicación de la misma) y los requisitos que tal autorización ha de contener;

5.       Se mantiene el Registro Unificado del libro de sueldos y jornales (y cualquier otro libro legalmente vigente), previsto por la normativa anterior, que debe ser llevado por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Formación de Recursos Humanos, el que se nutre de la información mensual que debe proporcionarle la autoridad provincial pertinente. En este registro, se especificarán los casos de centralización de rúbrica (no hay diferencias substanciales respecto de la normativa anterior)

6.       Obviamente, se mantiene la prohibición de llevar más de un juego de libros laborales en una misma jurisdicción, sin diferencias substanciales respecto de la normativa anterior;

7.       La centralización no se aplica a la facultad de cada autoridad administrativa de autorizar y/o verificar las planillas de horarios y descansos (no hay diferencias con la normativa anterior);

8.       Tampoco es aplicable la centralización respecto de la documentación que, por imperativo legal, deba conservarse en el lugar de trabajo (no hay diferencias con la normativa anterior);

9.       Se mantiene la posibilidad antes existente que el personal que realice la verificación solicite el traslado de la documentación laboral original (cuya rúbrica hubiera sido centralizada), al lugar en que se encuentre el establecimiento sujeto a inspección. También se mantiene la posibilidad de sustituir dicha documentación por fotocopias certificadas por la Autoridad de Aplicación del lugar de rubricación de la misma;

Buenos Aires, 27 de diciembre de 2002